Processo de compras

ORCCOM.RQ-001

Descrição

O objetivo principal do processo de compras é garantir que uma empresa adquira os bens e serviços necessários de forma eficiente, econômica e oportuna, para atender às suas necessidades operacionais e estratégicas. Além disso, o processo de compras visa:

Alinhar as compras com os objetivos estratégicos da empresa, garantindo que os recursos sejam direcionados para áreas prioritárias.
Garantir que os bens e serviços adquiridos atendam aos padrões de qualidade e especificações técnicas necessárias para o bom funcionamento das operações da empresa.
Maximizar o valor obtido por meio de negociações eficazes com fornecedores, buscando obter os melhores preços, condições e prazos de pagamento.
Minimizar riscos associados às compras, como atrasos na entrega, produtos defeituosos ou fornecedores pouco confiáveis, por meio de uma cuidadosa seleção e avaliação de fornecedores.

Garantir conformidade com regulamentações e políticas internas, especialmente em setores altamente regulamentados ou sensíveis a questões de responsabilidade social e ambiental.

Promover a eficiência operacional, reduzindo custos desnecessários e otimizando processos de compra, desde a identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor.

Ao alcançar esses objetivos, o processo de compras contribui para a eficácia e o sucesso geral da empresa, garantindo que ela possa operar de maneira competitiva e sustentável no mercado.

Fluxo normal

Identificar necessidades de compra
Emitir ordens de compra
Aprovar ordens de compra
Acompanhar ordens de compra
Monitorar documentos de entrada
Receber documentos de entrada
Conferir documentos de entrada
Confirmar o recebimento de documentos de entrada
Devolver compras
Estocar produtos recebidos

Um processo de compras completo geralmente segue várias etapas para garantir que as necessidades da empresa sejam atendidas de maneira eficiente e econômica. Aqui está uma visão geral das etapas típicas de um processo de compras:

Identificação da necessidade de compra: Esta etapa envolve identificar o que a empresa precisa comprar para operar ou expandir seus negócios. Isso pode ser impulsionado por demanda interna de materiais ou serviços ou por fatores externos, como mudanças nos padrões de mercado.
Requisição de compra: Após identificar a necessidade, os departamentos internos ou os funcionários responsáveis submetem uma solicitação formal de compra à equipe de compras. Isso pode envolver a descrição dos itens necessários, quantidades, especificações técnicas e quaisquer outros requisitos relevantes.
Aprovação da compra: A solicitação de compra é revisada e aprovada pelos responsáveis, geralmente incluindo gerentes ou outros tomadores de decisão. Isso garante que a compra esteja alinhada com as metas e orçamentos da empresa.
Identificação de fornecedores potenciais: A equipe de compras pesquisa e identifica fornecedores potenciais que podem atender às necessidades da empresa. Isso pode envolver a solicitação de cotações ou propostas de vários fornecedores para comparar preços, qualidade e prazos de entrega.
Seleção de fornecedores: Com base nas informações coletadas, os fornecedores são avaliados e selecionados com base em critérios como preço, qualidade, confiabilidade, histórico de entrega e serviço ao cliente.
Negociação de termos e condições: A equipe de compras negocia os termos e condições do contrato com o fornecedor selecionado, incluindo preço, prazos de pagamento, condições de entrega, garantias e políticas de devolução.
Emissão do pedido de compra: Após a negociação dos termos, um pedido de compra formal é emitido ao fornecedor selecionado. Este documento oficializa a transação e especifica os detalhes da compra, incluindo itens, quantidades, preços e condições de entrega.
Recebimento e inspeção dos bens ou serviços: Após a entrega dos bens ou a conclusão dos serviços, o departamento responsável recebe e inspeciona os itens para garantir que atendam às especificações e padrões de qualidade acordados.
Aprovação do recebimento: Se os itens ou serviços atenderem às expectativas, o recebimento é aprovado e os documentos de entrega são processados para pagamento.
Pagamento ao fornecedor: O departamento financeiro processa o pagamento ao fornecedor de acordo com os termos acordados.
Avaliação do desempenho do fornecedor: Após a conclusão da transação, o desempenho do fornecedor é avaliado com base em critérios como qualidade, entrega, serviço ao cliente e conformidade com os termos do contrato. Essas informações podem ser usadas para informar decisões futuras de compra e para manter ou modificar relacionamentos com fornecedores.

Essas etapas formam um ciclo contínuo que ajuda as empresas a adquirir os bens e serviços necessários para operar de forma eficaz e alcançar seus objetivos comerciais.

Durante as etapas deste ciclo "padrão", também temos algumas situações excepcionais que devem ser consideradas:

Devolução de pedidos de compras: Caso de receber produtos com defeito ou incorretos.
Cancelamento de pedidos de compra: No caso da desistência da compra por alguma razão, como atrasos ou alguma circunstância excepcional.